إدارة الاســتقبال والتفــويـج

التعريف بالإدارة :

تعتبر إدارة الاستقبال والتفويج إحدى قطاعات المؤسسة الهامة ، وتهتم بتيسير أمور الحجاج في منافذ الدخول إلى المملكة العربية السعودية ، ومن هذا المنطلق فهي تقوم بالتنسيق مع الجهات المعنية خارج المؤسسة وداخلها للوصول إلى أفضل مستوى في استقبال الحجاج وتفويجهم ، كما تقوم بتجهيز إداراتها ومراكزها بمنافذ الاستقبال والتفويج بكوادر بشرية ذات مستوى عالٍ ، مزودة بأحدث التجهيزات .

أهداف الإدارة :

1-الإشراف على استقبال حجاج بيت الله الحرام وتفويجهم وفق خطط زمنية وميدانية ، تتوافق مع التعليمات الصادرة من الجهات المعنية ؛ لضمان تقديم أفضل الخدمات لحجاج بيت الله الحرام .

مهمات الإدارة وآلية التنفيذ :

برنامج العمل :

أ‌- الكوادر السعودية .

ب- الخبرة والكفاءة .

ج‌- توظيف أبناء طائفة المطوفين بقدر المستطاع .

10-إدخال معلومات الحجاج في الحاسب الآلي ، وإصدار قسيمة عن طريق الحاسب الآلي لكل حافلة ، يدون فيها عدد الحجاج وعـدد الجوازات ، ومجموعة الخدمـة المتجهون إليها وعنوانها ، ويتم تسليمها مع خريطة موقع مجموعة الخدمة للمرشد مع جوازات الحجاج ؛ ليتم تسليمها  إلى مجموعات الخدمة .

11-متابعة حافلات الحجاج من لحظة مغادرتها مراكز الاستقبال إلى حين وصولها إلى مجموعات الخدمة .

12-تبليغ مجموعات الخدمة الميدانية عن طريق الشبكة اللاسلكية عن أعداد الحافلات والحجاج المتجهين إلى كل مجموعة خدمة ميدانية ؛ للاستعداد لاستقبالهم وتسهيل إجراءات خدمتهم .

13-إعداد خطة طوارئ بديلة في حال حدوث عطل في شبكة الحاسب الآلي , أو أي مشاكل أو عقبات خلال تفويج الحجاج الفرادى ، أو خلافه .

14-متابعة مراكز التفويج والمراكز الأمنية ؛ للتأكد من سهولة مغادرة حجاج المؤسسة وحل أي مشكلات قد تعيق مغادرتهم .

مراكز توجيه الحجاج :

تم إعداد هيكل تنظيمي ، وخطوات عمل ، ووصف وظيفي للعاملين بإدارة الاستقبال والتفويج ؛ لتنظيم إجراءات العمل فيها ، وقد تم تطبيقه خلال موسم حج 1430 هـ ، وساعد كثيراً في تحديد المرجعية التنظيمية لجميع المراكز .

1- مراكز توجيه مكة المكرمة :

( أ ) مركز الاستقبال بمقر المؤسسة الرئيسي ، ويتكون من قسمين :

القسم الأول ( الإدارة ) : ومهمته الإشراف على جميع مراكز الاستقبال ومتابعتها ، ويعتبر مرجعية لجميع المراكز .

القسم الثاني ( الميزان ) : ومهمته إصدار قسائم آلية عوضاً عن القسائم اليدوية الصادرة من المنافذ , وتعديل بعض القسائم الآلية عند الحاجة ، وقراءة الملصقات الموجودة على جوازات الحجاج التي لم تقرأ مسبقاًً في مراكز استقبال المؤسسة ، ومساعدة مجموعات الخدمة في إجراءات المطابقة .

( ب ) مركز توجيه الجموم ، وينقسم قسمين :

القسم الأول ( حجاج الجو والبحر ) : وهو يقوم باستقبال الحجاج القادمين من مركز الهجرة بطريق المدينة المنورة ، وحجاج البحر القادمين من ميناء ينبع ، ويعتبر داعماً لمراكز المدينة المنورة ، بالإضافة إلى إصدار القسائم وتعديلها في حال الضرورة .

القسم الثاني ( حجاج البر ) : يقوم بالمساهمة في نقل حجاج البر القادمين بعربات صغيرة من مركز سلطانة
( محطة حجاج البر بالمدينة المنورة ) بحافلات المؤسسة إلى مجموعات الخدمة ، وقد تم تعيين مرشدين من قبل الإدارة لإيصالهم لمجموعات الخدمة .

كما يقوم موظفو المركز بالتنسيق مع الموظفين التابعين للوحدة التنفيذية لخدمة حجاج عرب الخليج في توجيه كافة الحجاج التابعين لوحدة عرب الخليج إلى داخل المركز ؛ لإنهاء إجراءاتهم وفق المتبع مع حجاج المؤسسة كافة .

( ج ) مركز توجيه جدة :

ويقوم المركز بتوجيه الحجاج القادمين من جدة ، ويعتبر المركز داعماً لكل من مطار الملك عبد العزيز بجدة ، وميناء جدة الإسلامي ، وميناء ينبع  .

( د ) مركز توجيه الليث :

ويقوم باستقبال حجاج البر القادمين من اليمن ، ويقوم بإرسال مرشدين لمرافقة الحافلات الكبيرة إلى مجموعات الخدمة ، أما الحجاج الذين يقدمون بعربات صغيرة فيتم نقلهم بحافلات المؤسسة إلى مجموعات الخدمة .

2- مركزا استقبال جدة :

( أ ) مركز مطار الملك عبد العزيز بجدة ( مدينة حجاج الجو ) :

ويقوم باستقبال الحجاج القادمين من جميع الدول العربية عن طريق الجو ، وقراءة الملصقات ( الباركودات ) ، وإصدار القسائم الآلية ، ثم توجيه الحجاج إلى مكة المكرمة أو المدينة المنورة .

( ب ) مركز ميناء جدة الإسلامي ( مدينة حجاج البحر ) :

ويقوم باستقبال الحجاج القادمين عن طريق البحر من الجنسيات السودانية والمصرية وغيرها ، وقراءة الملصقات ( الباركودات ) ، وإصدار القسائم الآلية ، ثم توجيه الحجاج إلى مكة المكرمة أو المدينة المنورة .

3 - مراكز استقبال المدينة المنورة :

( أ ) المركز الرئيسي بالمدينة المنورة :

ومهمته الإشراف على جميع مراكز الإستقبال بالمدينة المنورة ومتابعتها ، ويعتبر مرجعية لتلك المراكز ، كما يقوم بالتنسيق مع مكتب الأدلاء للسماح لموظفي المؤسسة بقراءة جوازات الحجاج القادمين عن طريق الجو في مكاتب الخدمة الميدانية التابعة لهم .

( ب ) مركز حجاج البر ( سلطانة ) بالمدينة المنورة  :

يقوم بقراءة جوازات واستقبال حجاج البر الواصلين إلى المدينة المنورة .

( ج ) مركز ميناء ينبع  :

ويقوم باستقبال حجاج البر من الجنسية المصرية القادمين عن طريق البحر ، وقراءة الملصقات ، ومن ثم يقوم بتوجيههم إلى مكة المكرمة أو المدينة المنورة .

مراكز مراقبة التفويج والمراكز الأمنية :

يتمحور دور مراكز التفويج والمراكز الأمنية الأساسي في التنسيق مع وزارة الحج لتسهيل مغادرة الحجاج ومعالجة وتصحيح أي ملاحظات تخص إجراءات التفويج من قبل مجموعات الخدمة ، والتأكد من التزامها بتنفيذ تعليمات وإجراءات تفويج الحجاج بناءً على المواعيد المحددة لسفرهم .

ويتم اعتماد رحلات الطيران من قبل إدارة الحاسب الآلي قبل بدء مجموعات الخدمة الميدانية بترحيل حجاجها إلى مدينة الحجاج بمطار الملك عبد العزيز الدولي بجدة ، وتتم عملية تفويج حجاج المؤسسة من خلال المراكز الآتية :

( أ ) مركز مراقبة تفويج طريق جدة :

ويقوم بمتابعة الحافلات المتجهة إلى مدينة الحجاج بمطار الملك عبد العزيز وميناء جدة الإسلامي ، والتأكد من مطابقة عدد الحجاج والجوازات ، والتأكد من الرحلات ، وتسجيل المخالفات على مجموعات الخدمة الميدانية المقصرة في خدمة الحجاج ، ويقوم بمعالجة جميع العوائق والصعوبات التي تواجههم .

( ب ) مركز مراقبة تفويج طريق المدينة المنورة :

ويقوم بمتابعة الحافلات المتجهة إلى المدينة المنورة ، وميناء ينبع ، ومطار الأمير محمد ، والتأكد من مطابقة عدد الجوازات والحجاج وتسجيل المخالفات على مجموعات الخدمة الميدانية المقصرة ، ويقوم بمعالجة جميع العوائق والصعوبات التي تواجههم .

( ج ) مركز مراقبة تفويج الفرادى بكدي :

ويقوم بترحيل الحجاج الفرادى الذين لا يزيد عددهم عن سبعة حجاج ، وتفويجهم إلى جدة ( مطار الملك عبد العزيز الدولي بجدة ، أو ميناء جدة الإسلامي ) ، أو إلى المدينة المنورة .

( د ) مركز أمني طريق المدينة المنورة :

ويقوم بمراقبة تحميل الحجاج ؛ بحيث يمنع السيارات الخاصة ( الصغيرة ) من تحميلهم إلى المدينة المنورة - حسب توجيهات وزارة الحج – ويقوم بإعادتهم إلى مجموعات الخدمة الميدانية بواسطة حافلات المؤسسة .

( هـ ) مركز أمني طريق جدة :

ويقوم بمراقبة تحميل الحجاج ؛ بحيث يمنع السيارات الخاصة ( الصغيرة ) من تحميلهم إلى مدينة الحجاج بمطار الملك عبد العزيز وميناء جدة الإسلامي - حسب توجيهات وزارة الحج – ويقوم بإعادتهم إلى مجموعات الخدمة الميدانية بواسطة حافلات المؤسسة ، بالإضافة إلى منع تحميل بعض الحجاج الذين ليس لديهم تصاريح زيارة ، ولم يحن وقت سفرهم ؛ للقضاء على ظاهرة تخلف الحجاج .

من أهم الإنجازات التي تم تحقيقها في موسم حج 1430 هـ :

1- تم - بالتنسيق مع مركز المعلومات والإحصاء بالمؤسسة - ربط شبكة المؤسسة بشبكة النقابة العامة للسيارات ، مما ساهم في تسهيل إجراءات إعتمادات الإركاب بالمشاعر لإدارة النقل والتصعيد .

2- تم - بالتنسيق مع مركز المعلومات والإحصاء بالمؤسسة - ربط شبكة المؤسسة بشبكة مكتب الأدلاء بالمدينة المنورة ؛ لتسريع عملية نقل البيانات .

3- تم تدعيم مطار الملك عبد العزيز بأربعين جهاز ( تراكر tracker ) ؛ للإسهام في سرعة الانتهاء من إجراء قراءة الملصقات الرقمية ( الباركودات barcodes ) للجوازات .

4- تم وضع تسلسل وظيفي ؛ مما سهل عملية الاتصال المباشر ، دون الرجوع إلى جهات عدة .

5- استمرار متابعة جداول الرحلات بالحاسب الآلي ، والتنسيق مع مجموعات الخدمة الميدانية لمعرفة مواعيد الرحلات .

6- تفعيل نظام متابعة تفويج الحجاج إلى المدينة المنورة حسب عقود الإسكان .

7- تسجيل جميع أسماء الحجاج الموجودة جوازاتهم في الإدارة بالحاسب الآلي ، لتسهيل عملية البحث عنها .

8- اعتماد خطة التشغيل قبل بدء وصول الحجاج بوقت كافٍ ، وتبليغها إلى مراكز الاستقبال بالمنافذ والمراكز الداخلية بعد اعتمادها من المجالس التنفيذية .

9- تزويد مراكز المدينة المنورة بعشرة أجهزة حاسب آلي محمول (laptop ) .

10- وضع خطة طوارئ بديلة في حال حدوث عطل في شبكة الحاسب الآلي .

11- تم عمل برنامج بالحاسب الآلي – لأول مرة - خاص باستقبال الجوازات المستلمة من مكتب الوكلاء الموحد بجدة ، والأدلاء بالمدينة المنورة لـ ( 1450 جوازًا ) ؛ لمعرفة بيانات الحاج والمجموعة الموزع عليها ، لتسهيل عملية الاستفسار عنها ، وتسليمها إلى مجموعات الخدمة بسهولة ، برغم أن معظمها جوازات دولية بدون ملصقات رقمية ( باركودات ) .

12- تدعيم مراكز المدينة المنورة بعشرة أجهزة اتصال بالإنترنت ( connect ) .

13- تدعيم مركز استقبال مدينة الحجاج بجهاز (Router  ) .

14- إجراء عملية قراءة باركودات الاستقبال من مكاتب الأدلاء بالمدينة عن طريق فريق مدعم
بأجهزة حاسب آلي محمول ؛ لتسريع عملية توريد المعلومات إلى شبكة المؤسسة ، ودخول باركودات إركاب المشاعر إلى النقابة في وقت قصير .

15- تم الاستعانة بجهاز اتصال لاسلكي ( برافو ) لكلٍ من الإدارة ، ومراكز مكة المكرمة ،
ومطار الملك عبد العزيز الدولي بجدة ، ومراكز المدينة المنورة مما كان له أثر في سرعة نقل المعلومات ، والتغلب على العوائق والصعوبات .

16- السلاسة في تنفيذ الخطة من قبل الموظفين بالمنافذ .

17- تبليغ مجموعات الخدمة بصورة واضحة عن إجراءات التفويج .

18- إلغاء استخدام القسائم الآلية .

19- تفعيل التواصل مع ضابط الاتصال المكلف من قبل الجوازات ؛ لتذليل الصعوبات التي تواجه تسجيل الجوازات .

20- المساهمة في نقل حجاج الفرادى أثناء عملية التفويج ؛ مساعدة لمجموعات الخدمة .

21- ربط شبكة المؤسسة آلياً بمؤسسة الآدلاء بالمدينة المنورة .

22- استقبال حجاج الفرادى .

24- مساندة مجموعات الخدمة الميدانية لحجاج الفرادى ، وقراءة ومطابقة الجوازات .

25- استقبال وتفويج وقراءة ومطابقة جوازات حجاج ضيوف خادم الحرمين الشريفين في مكة والمدينة .

26- مساندة مكاتب الفرادى في تفويج الحجاج .