إدارة العلاقات العامة والإعلام والتوعية والإرشاد

التعريف بالإدارة :

تعنى بتفعيل دور العلاقات العامة لمجتمع المؤسسة الداخلي مع المجتمع الخارجي باعتبارها جسرًا فعّالاً للتواصل ، كتنسيق اجتماعات المؤسسة مع بعثات الحج ، إضافة إلى إبراز كيان المؤسسة إعلامياً بالتواصل مع مختلف وسائل الإعلام للمتابعة والتغطية ، فضلاً عن توحيد الجهود التوعوية أثناء موسم الحج .

مهمات الإدارة :

تنقسم الإدارة ثلاثة أقسام رئيسية ومهماتها كما يأتي :

1- مهمات قسم العلاقات العامة :

يقوم قسم العلاقات العامة بتنفيذ ومتابعة أعمال واحتياجات المؤسسة كافة من خلال تعزيز التواصل الإيجابي بين قطاعات وإدارات وأقسام المؤسسة ، والمراكز والوحدات ومجموعات الخدمة الميدانية التابعة لها داخليًّا ، ومد جسور العلاقة والتعاون مع كل الجهات ذات العلاقة بأمور الحج خارجيّاً وداخليّاً .

ولقد قام قسم العلاقات بتنفيذ ومتابعة استقبال ما يرد للمؤسسة من إهداءات ، وإرسال الردود الكتابية عليها ، والمشاركة في جميع ورش العمل التي أقامتها المؤسسة ، والتنسيق مع القطاعات بشأنها ، وتلبية ما تحتاجه هذه الورش من أعمال ، وكذلك توزيع بطاقات مناسبات وزارة الحج ، وجميع الدعوات للمناسبات التي ترد لمجلس الإدارة من خارج المؤسسة .

كما تقوم العلاقات العامة بإعداد الاحتياجات الإعلامية والتوعوية المتعلقة بمخيم الإدارة في المشاعر المقدسة في " منى وعرفات ".

كما يقوم القسم باستقبال خطابات الشكر وشهادات التقدير المرسلة إلى المؤسسة والرد عليها ، وإعداد ملف كامل بها ، ومازال مستمرًا في إعداد البرقيات والتهاني بمناسبة شهر رمضان ، وعيد الفطر ، وعيد الأضحى وختام الموسم وبدء العام الهجري الجديد .

ويقوم القسم - بتوجيهات سعادة رئيس مجلس الإدارة ، وسعادة عضو مجلس الإدارة المشرف على الخدمات العامة والعلاقات العامة والإعلام والتوعية والإرشاد - بالتنسيق مع إدارة الشؤون المالية في المؤسسة لتأمين الهدايا وتوزيعها على الزوار ورؤساء البعثات ومنسوبي الجهات ذات العلاقة بالحج ، والتنسيق لتكريم البعثات والعاملين في خدمة ضيوف الرحمن الذين أسهموا في إنجاح أعمال الحج .

2- مهمات قسم الإعلام :

يقوم القسم بمتابعة الأنشطة التي تنفذها المؤسسة والقطاعات التابعة لها ، وكذلك اجتماعات المؤسسة الرسمية والنشاطات والخدمات والفعاليات الموسمية ، مع تغطية أحداثها إعلاميًا ، وذلك بتوثيقها بالصوت والصورة ، ومن ثم نشرها من خلال وسائل الإعلام المرئية والمسموعة والمكتوبة ووكالات الأنباء ، كما يقوم بإعداد ومتابعة المطبوعات والإصدارات الإعلامية والتوعوية ومنها إعداد وتنفيذ أربعة أعداد من نشرة " النسك " والتي لاقت _ ولله الحمد _ استحسان القراء ، وتم معرفة الانطباع الجيد عنها من خلال الخطابات الواردة من الجهات ذات العلاقة والعاملة في الحج وإشادة بعض الصحف المحلية بها ، فقد تم تطويرها إعداداً وتصميماً وإخراجاً وطباعة في هذا العام ، ونشرة الرفادة من خلال متابعتها للإصدار والتنويه عنه في أعدادها .

كما يقوم القسم بمتابعة كل ورش العمل وحفلات المؤسسة وتوثيقها بالصوت والصورة ، ونشر كافة ما يتعلق بها في وسائل الإعلام ، كما يقوم القسم بالتنسيق لعمل حوارات تلفزيونية وصحفية وإذاعية مع سعادة رئيس ونائب وأعضاء مجلس الإدارة .

كما يقوم القسم بإصدار ( ملف صحفي ) موحد وشامل لجميع الأخبار التي تم نشرها في الصحف والمجلات المحلية  والعربية والإسلامية والأجنبية في موسم حج كل عام .

هذا إضافة إلى تحديث صور اجتماعات المؤسسة وبعثات حج الدول العربية لموسم حج كل عام وإبرازها في الإدارة ، وإهداء بعض صور الحج التي التقطت  مع رئيس ونائب وأعضاء مجلس الإدارة على هيئة قرص مضغوط ( C.D ) .

3- مهمات قسم التوعية والإرشاد :

يقوم هذا القسم بإعداد وتنفيذ الملصقات التي تحتاجها المؤسسة وذلك بتنفيذ خمسة ملصقات توعوية بواقع عشرة آلاف نسخة على مقاس ورق A3 وحجم البوستر الكبير ، ويتم توزيعها جميعاً على مجموعات الخدمة الميدانية ومقر المؤسسة في مكة المرمة والمشاعر المقدسة ، وكذلك طباعة ملصق خاص بلجنة الشكاوى التابعة لوزارة الحج بشعار المؤسسة يتم تنفيذه وتوزيعه خلال فترة وجيزة .

كذلك يقوم القسم بتوزيع جميع الملصقات التوعوية الخاصة بالمؤسسة ، وكذلك المطبوعات الخاصة بالجهات الحكومية ذات العلاقة كالدفاع المدني ووزارة الصحة وغيرها ، وتأمين الأفلام التوعوية والوثائقية الخاصة بشعيرة الحج ، وتأمين الكتب والمطبوعات المتعلقة بالحج وفضله لتوزيعها على الحجاج .

إضافة إلى طباعة بعض الكتيبات التوعوية في موسم الحج ومنها كتيب " الأمن والسلامة في الحج " و كتيب " التوعية في الحج " .

كذلك يقوم القسم بتوزيع مجموعة من الأقراص الممغنطة التوعوية C.D عن كيفية الوقاية من بعض الأمراض التي تنتشر في مواسم الحج وتوزيعها على القطاعات ومجموعات الخدمة الميدانية .

كما يقوم قسم التوعية باستلام وتوزيع جميع المطبوعات والمطويات الواردة للمؤسسة من الجهات ذات العلاقة بالتوعية في الحج كوزارة الشؤون الإسلامية والأوقاف ، ووزارة الصحة ، وإدارة الدفاع المدني ، ووزارة الحج ، ومصلحة الأرصاد وحماية البيئة ، فيتم توزيعها على مجموعات الخدمة الميدانية وقطاعات وإدارات وأقسام ومراكز ووحدات المؤسسة .

الجهات التي تخدمها الإدارة :

القطاعات الحكومية كوزارة الحج ، والصحة .... الخ ، والأجهزة الأمنية كالأمن العام .... الخ ، ومؤسسات أرباب الطوائف ، والنقابة العامة للسيارات ، وبعثات الحج ، وحجاج الدول العربية ، ومختلف الجهات الأخرى ذات العلاقة والمعنية بشؤون الحج .

التقارير والإحصائيات :

إحصائيات عن أعمال الإدارة لموسم حج 1430هـ :

أهم إنجازات الإدارة لموسم حج عام 1430هـ :

1. تكليف عضو مجلس الإدارة المشرف على مركز الخدمات العامة بالإشراف على العلاقات العامة والإعلام والتوعية والإرشاد مما كان له أطيب الأثر في دعم أعمال الإدارة .

2. أعدت الإدارة خطة مسبقة لتنفيذها في موسم حج عام 1430هـ وقامت بتوزيع مهمات العمل على الموظفين الموسميين بناءً على برامج عمل الإدارة ، كل في تخصصه ، حيث كان هناك فريق عمل لقسم العلاقات العامة ، وفريق عمل لقسم الإعلام ، وكذلك فريق لقسم التوعية والإرشاد .

3.  قامت الإدارة بإنشاء وتجهيز مكتبة حديثة للمؤسسة .

4. قامت الإدارة بطباعة وإصدار كتيبات توعوية بعنوان : " الأمن والسلامة في الحج " و " التوعية في الحج " .

5. قامت الإدارة بتكثيف جهودها التوثيقية ، حيث تم التقاط ما يقارب
( 7829) صورة فوتوغرافية .

6. قامت الإدارة بجهود متواصلة ومستمرة مع الصحف المحلية والعربية ووكالة الأنباء من أجل نشر الأخبار الصحفية عن المؤسسة ، والتي بلغت ما يربو ( 250 ) خبراً صحفياً .

7. قامت الإدارة بتحديث وتطوير النشرة الموسمية ( النسك ) إعداداً وتصميماً وإخراجاً وطباعةً بما يتلاءم مع الجهود التطويرية للمؤسسة .

8.  قامت الإدارة بتنسيق وإعداد لقاءات إذاعية وتلفزيونية مع مسؤولي المؤسسة .

9. أسهمت الإدارة في إعداد مادة الملحق الصحفي لاحتفالية المؤسسة بمرور ( 25 ) عاماً على إنشائها .

10. تتولى الإدارة إصدار عدد خاص من النسك بمناسبة احتفالية المؤسسة بمرور ( 25 ) عاماً على إنشائها .

11. قيام الإدارة بالمشاركة الإيجابية في الاحتفالية الكبيرة التي أقامتها المؤسسة بمناسبة مرور ( 25 ) عاماً على إنشائها .