إدارة علاقات المطوفين

أهداف الإدارة :

1. تسهيل الإجراءات الإدارية للمطوفين والمطوفات .

2. العناية والاهتمام بالمطوفين على وجه العموم رجالاً ونساءً ، ومساندتهم لتحقيق أعلى درجة من الثقة والكفاءة .

3 . وضع الآلية المناسبة لتشكيل مجموعات الخدمة المدنية .

4 . تحقيق العدالة بين المطوفين وأبنائهم في توزيع فرص العمل .

5 . وضع اللوائح المناسبة لعمل المطوفين وأبنائهم ، بما يحقق العدالة بينهم  في المجموعات و الأعمال الأُخرى .

الرسالة :

 

 

1_ تهيئة بيئة العمل المناسبة لتطوير علاقات المطوفين بإدارات المؤسسة .

2 _ أن تكون الإدارة هي المرجع الرئيسي لكافة المطوفين والمطوفات لإنهاء إجراءاتهم وأعمالهم .

 

مهمات الإدارة :

 

1.  إبراز جهود المؤسسة وما تقدمه من دعم مادي ومعنوي للمطوف والحاج معاً .

2 . تطوير العلاقة بين المطوفين ووزارة الحج بما يتناسب مع مكانة المطوف ومهنته التي شرفه الله بها .

3 . تأهيل وتدريب المطوفين العاملين من خلال الإشراف الكامل علي الدورات التي يقيمها مركز تدريب العاملين في الحج والعمرة .

4 . تحديث المعلومات للمطوفين والمطوفات والوكلاء ، وتسجيلها في الحاسب الآلي .

5.  تطوير علاقة المطوفين والمطوفات بالمؤسسة ، فهم يُعتبرون العمود الفقري للمؤسسة .

6. تشكيل لجنة من المطوفين ، وأخرى من المطوفات لتفعيل دور الإدارة .

7 . تنسيق العلاقات بين المطوفين والمطوفات الطالبين لأي خدمة وإدارات وأقسام المؤسسة .

تاريخ تشكيل مجموعات الخدمات الميدانية ومراحل تطورها :

منذ صدور القرار الوزاري رقم 325/ق/م في 1405/5/8 هـ ، القاضي بإنشاء المؤسسة الأهلية التجريبية لمطوفي حجاج الدول العربية شرعت المؤسسة بوضع آلية لتشكيل مجموعات الخدمة الميدانية وما زال تطوير هذه الآلية مستمرًا .

المرحلة الأولى : من عام 1405 ـ 1407

* خطوات تقديم الطلب:

_ يتقدم المطوف بمعروض خطي يوضع فيه رغبته العمل ضمن مكاتب الخدمة .

_ يتم تسجيل هذا الطلب بسجلات لجنة الخدمات الميدانية رسمياً ، ويعطى رقم طلب .

_ يحتفظ المطوف برقم الطلب لمراجعة اللجنة المتخصصة لتشكيل مكاتب الخدمة .

_ تجمع الطلبات في ملف ، وتعرض على اللجنة عند البدء بالتشكيل .

* عمل اللجنة :

بناءً على ما تلقته المؤسسة من مكتب الوكلاء الموحد بجدة بخصوص متوسطات المطوفين وفئة الحجاج الذين كان المطوف يقوم بخدمتهم قبل إنشاء المؤسسة أصبح دور اللجنة محددًا في الآتي :

_ دراسة الطلب المقدم من المطوف ، والتأكد من الفئة التي كان يقوم بخدمتها ، وتحويل الطلب إلى الجنسية التي كان يخدمها ، وهنا يتم اختيار رئيس المكتب على حسب فئة الحجاج التي كان يخدمها .

_ تشكيل مكاتب خدمة لكل فئة من فئات الحجاج ، ووضع اسم المطوف صاحب الطلب في المكتب المخصص لخدمته .

_ يعتمد الطلب بعد موافقة اللجنة على توزيعه على الفئة التي كان يخدمها ويعتمد تشكيله .

_ يعتمد التشكيل من مجلس الإدارة ويرفع لمقام الوزارة .

المرحلة الثانية  : من عام 1408 ـ 1415

رأت المؤسسة أن آلية التقديم والتشكيل لا تتناسب مع إمكانية المؤسسة آنذاك ؛ فبعض المطوفين لا يجيدون القراءة والكتابة ، وهو مطالب بتقديم طلب عمل خطي ، فقررت إلغاء الطلب الخطي المقدم من المطوف يدوياً ، والاكتفاء بنموذج الاستمارة التي تم إعدادها  لهذا الغرض ، وتوضع جميع المعلومات المطلوب تقديمها من المطوف وقد بقيت هذه الآلية والاستمارة حتى موسم حج عام 1422هـ .

عمل اللجنة :

_ دراسة الطلب المقدم من المطوف .

_ يتم - على الفور - وضعه في المكان المناسب (( وفي هذه الفترة انتهى تحويل الطلب إلى الفئة التي كان يخدمها المطوف قبل إنشاء المؤسسة  - أي انتهت الخصوصية - فأصبح المطوفون جميعًا يقدمون الخدمة لفئات الحجاج جميعها دون استثناء أو تحديد فئة )) .

_ يعتمد التشكيل من مجلس الإدارة ويرفع لمقام الوزارة .

المرحلة الثالثة  : من عام 1415 ـ 1422

في هذه المرحلة أنشئت المجالس التنفيذية لتتولى التشكيل والعمل الميداني ، والإشراف على المجموعات ، بينما تهتم المؤسسة بالأعمال الإدارية والمالية والتخطيط والمتابعة ، وألغيت كلمة ( مكتب ) ، وأصبحت ( مجموعة ) .

عمل المجالس :

_ دراسة الطلبات وترشيح الرؤساء وضم الأعضاء على حسب الشروط والمعايير .

_ ترفع المجالس الترشيحات لمجلس الإدارة لاعتمادها ، ومن ثم رفعها لمقام الوزارة .

_ تتولى إدارة خدمات المطوفين والحجاج تسجيل الاستمارة في الحاسب الآلي .

المرحلة الرابعة  : من عام 1423 ـ 1427

في هذه الفترة تم ترشيح مجلس الإدارة عن طريق الانتخابات ، فتولى المجلس المنتخب آلية تشكيل المجموعات بصورتها الحديثة المنبثقة عن آلية انتخاب مجلس الإدارة .

وهذا المشروع يحقق حلم كل مطوف ، وهو أن يتم تكوين مجموعة الخدمة بواسطة المطوفين أنفسهم ؛ وذلك لمنحهم فرصة اختيار بعضهم البعض ، والتوافق فيما بينهم لتحقيق الألفة ، وتعزيز روح الفريق الواحد ، وترسيخ مبدأ التعاون والمشاركة فيما بينهم ، والأهم إتاحة الفرصة لبروز واختيار الأصلح لكل مهمة لذلك اتجهت المؤسسة إلى تطوير أعمالها وخدماتها عن طريق المطوف الذي يعتبر "مقدم الخدمة "  ، واهتمت بالمطوفين  الراغبين تأسيس مجموعات جديدة عن طريق استمارة طلب تكوين مجموعة خدمة ؛ لإتاحة الفرصة للمطوفين أنفسهم لتكوين مجموعة الهدف منها الارتقاء بتقديم مستوى خدمة أفضل ، وتحقيق التوافق بين أعضاء المجموعة وتعزيز روح العمل كفريق واحد متفاهم فيما بينهم متعاون ومشارك في المسئولية ، والهدف هو اختيار الأفضل والأصلح لكل مهمة ، وغرس الثقة في المطوف ليتحمل المسئولية .

* خطوات العمل :

أولا _ الكراسات :

1) _ تسليم كراسة طلب تأسيس مجموعات الخدمة الميدانية لكل من يجد في نفسه القدرة على تشكيل مجموعة .

2) _ يتم استلام الكراسة بعد التأكد من محتوياتها وأنها مطابقة للمعايير والشروط الصادرة بالقرار الوزاري رقم 142 .

3) _ تحفظ الكراسة بظرف مختوم ويكتب عليه المجلس التنفيذي وفئة الحجاج .

ثانياً _ الاستمارات :

1) _ تسلم للمطوفين والمطوفات المتقدمين والراغبين بالانضمام إلى المجموعة كإقرار استمارة طلب التأسيس .

2) _ تعبأ الاستمارة من المساهم والمساهمة وتسلم لقسم علاقات المطوفين .

3) _ يحتفظ القسم بالاستمارات لعرضها على اللجنة .

عمل اللجنة:

1) _ تعرض على اللجنة المكونة من رؤساء المجالس التنفيذية وبعض أعضاء مجلس الإدارة الكراسات المقدمة من المطوفين .

2) _ يتم دراسة محتويات كل كراسة والتأكد من أنها مطابقة لما جاء بالقرار الوزاري رقم 142.

3) _ تعتمد الكراسات التي ليس عليها ملاحظات وتقوم اللجنة بإخطار أصحاب الكراسات التي عليها ملاحظات بإكمال اللازم .

4) _ ترشح اللجنة الكراسات لخدمة المجموعات حسب المتوفر لدى كل مجلس .

5) _ يرفع الترشيح لمجلس الإدارة لاعتماده ومن ثم رفعه لمقام الوزارة .

6) _ بالنسبة للكراسات التي لم يحالفها الحظ فيعد بيان بأسماء المطوفين يوزع على المجالس .

7)_ ترفع جميع الاستمارات الخاصة بالمساهمين المتقدمين لطلب العمل منفردين واستمارات المساهمات لترشيح العضو السابع .

8) _ ترفع استمارات الوكلاء لترشيح الوكيل الذي يقوم بالخدمة عن المساهمة .

9) _ ترفع البيانات النهائية كاملة لمجلس الإدارة لاعتمادها بكامل أعضاءها من مساهمين ومساهمات ووكلاء .

الجديد في أعوام 1425 ـ 1426 ـ 1427ـ 1428ـ 1429 هـ

صدور الاستمارة الخاصة بالمساهمين والمساهمات المتقدمين آلياً عن طريق الحاسب الآلي ، وتثبيت البيانات وحفظها وتطويرها واستمرارها ، وتثبيت المجموعات الحاصلة على تقدير ممتاز ـ وجيد جداً .

نماذج تقديم الطلبات آلياً

1 ـ"نموذج تحديث بيانات "     ـ استمارة تعريف مساهم   ( ضمن برنامج الحاسب الآلي)

2ـ" نموذج تحديث بيانات "     ـ استمارة تعريف وكيل     ( ضمن برنامج الحاسب الآلي)

3ـ " نموذج طلب عمل "       ـ استمارة بيانات مطوف    ( ضمن برنامج الحاسب الآلي) ((استمارة تقديم طلب))

4ـ نموذج "طلب عمل "        ـ استمارة بيانات مطوفة     ( ضمن برنامج الحاسب الآلي) ((استمارة تقديم طلب))

5ـ " نموذج طلب عمل "       ـ استمارة بيانات وكيل      ( ضمن برنامج الحاسب الآلي) ((استمارة تقديم طلب))

6ـ نموذج طلب وكالة                                         ( ضمن برنامج الحاسب الآلي)

7ـ نموذج طلب دورة تدريبيةـ  قيادية،  تخصصية            ( ضمن برنامج الحاسب الآلي)

8 ـ تذكرة مراجعة توضح رقم الطلب ـ اسم مقدم الطلب ـ القطاع ـ التاريخ

إنجازات الإدارة من عام 1423 إلي 1429هـ :

بدأت فكرة الاهتمام بالمطوف بصفة خاصة عام 1423هـ ؛ لذلك أنشأت المؤسسة هذا القسم  ليختص بالمطوفين والمطوفات والوكلاء من أبناء المطوفين والمطوفات وأزواجهن ، وكان الهدف منه هو تكوين جهاز إداري كامل مهمته تسهيل الإجراءات الإدارية للمطوفين والمطوفات ، وأن يعتني بهم ويساندهم ويعاونهم في جميع المجالات المتعلقة بالمؤسسة ، وأن تحقق الإدارة العدالة بين جميع المتقدمين للعمل ضمن مجموعات الخدمة الميدانية ، وفي عام 1425 هـ أصبح القسم إدارة مستقلة ، لذلك قامت الإدارة بتهيئة المناخ المناسب وبيئة العمل المناسبة لتطوير علاقة المؤسسة بالمساهمين ذكور وإناثاً ، وذلك عن طريق إدارة  علاقات المطوفين والقسم النسائي ؛ لتكون الإدارة هي المرجع الرئيس للمطوفين والمطوفات كافة لإنهاء إجراءاتهم وجميع ما يتعلق بهم ، و تنفيذ ما يطلب من الإدارة القيام به سواء على الصعيد الداخلي للمؤسسة أو الخارجي كالاتصال بالجهات ذات العلاقة لإنهاء  الأعمال المطلوبة ، وقد قامت الإدارة بالأعمال الآتية :

1.  صممت الإدارة كراسة طلب الانضمام مجموعات الخدمات الميدانية ، وقد تضمنت جميع التعليمات والتعاميم الصادرة لتشكيل المجموعات عملاً بقرار الوزارة 142 .

2.  صممت الإدارة برنامج حاسب آلي لتسجيل البيانات عن طريق الشبكة الداخلية وذلك لحفظ بيانات المساهمين والمساهمات ( البيانات كاملة ) .

3.  وضعت آلية لاستقبال طلبات الراغبين في الانضمام للعمل ضمن مجموعات الخدمات الميدانية .

4. وضعت نظامًا لتثبيت المجموعات الحاصلة على تقدير عام ( ممتاز – جيد جداً ) ، كأول مؤسسة تقوم بهذا الإجراء ، ومن ثم حذت بقية المؤسسات حذوها بعد موافقة الوزارة على هذا الإجراء ، وهذا الإجراء يتم تطبيقه على مراحل عدة ، وبجدول زمني لضمان نجاح البرنامج ، فمثلاً  في المرحلة الأولى تقوم الإدارة بتحديث معلومات الاستمارة ثم تقوم بتوزيعها على جميع المساهمين بعد اعتمادها من مجلس الإدارة ، ومعرفة المجموعات الحاصلة على تقدير ممتاز وجيد جداً ، بالإضافة إلى وضع آلية مناسبة لاستقبال هذه الطلبات بعد الإعلان عن موعد تقديم الطلبات في الصحف ، وعن طريق رسائل الجوال ، أما المرحلة الثانية فنقوم بتوزيع استمارات التثبيت وتسجيل المطوفين المقررين والمطوفات والوكلاء ، ومنح أصحابها أرقامًا للمراجعة حسب آلية العمل ، أما المرحلة الثالثة فتقوم - بالاشتراك مع اللجنة الخاصة بتشكيل المجموعات - بترشيح المجموعات وتبليغ الرؤساء  ،ومن ثم رفعها إلى مقام الوزارة .

5.  راعت الإدارة تأهيل وتدريب جميع المطوفين العاملين ضمن مجموعات الخدمات الميدانية من خلال الإشراف الكامل على برنامج مركز تدريب العاملين في الحج و العمرة للدورات التخصصية والقيادية.

6.  أنهت كافة الإجراءات المتعلقة بالدورات عن طريق مركز تدريب العاملين في الحج والعمرة .

7.  أعلنت عن الدورات التدريبية وإعداد النماذج المتعلقة بالتسجيل والتنسيق مع الإدارية المالية لكيفية تسجيل البيانات وطريقة خصم المبالغ .

8.  التنسيق مع المركز في إعداد الجداول الخاصة بالمساهمين الراغبين في الحضور إلى الدورات وتحديد المواعيد المناسبة  ، وإبلاغ المطوفين قبل بدء الدورة عن موعدها .

9. اهتمت الإدارة ببناء قاعدة بيانات أساسية لربط المساهمين بالمؤسسة من خلال إنشاء برنامج يتعلق بالمساهمين والمساهمات ، الهدف منه توفير المعلومة الصحيحة عن المساهمين ، وتحديث بياناتهم الصحيحة مثل ( رقم البطاقة – رقم المساهم – عدد الأسهم – وتاريخ الميلاد – وأرقام الجوالات – وأرقام هواتف المنزل والعمل والفاكسات ) ، بالإضافة إلى معرفة مؤهلات المساهم والدرجة العلمية التي حصل عليها ومكان إقامته (المدينة ـ الحي ـ الشارع ـ رقم المنزل) ، ورقم صندوق البريد ومكان عمله وطبيعته – مكان العمل .

10.  أنشأت الإدارة أرشيفًا كاملاً عن كل مساهم ومساهمة بالمؤسسة ؛ لحفظ قرارات توريث المساهمين وبطاقاتهم الشخصية واستمارات تقديم الطلبات وغير ذلك ، بالإضافة  إلى إنشاء أرشيف لكل مجموعة خدمة ميدانية .

11.  استحدثت الإدارة نظام إرسال الرسائل البريدية والإلكترونية ، والتي سهلت عليها التواصل مع المطوفين  .

11.  تكفلت الإدارة بوضع اللبنة الأولى لمشروع ملتقى المطوف ، والأسس والبرامج الكفيلة بنجاح المشروع وهذا ما تم بفضل الله عز وجل .

12.  تشرفت الإدارة باستقبال كبار المسئولين بالوزارة ، والبعثات الرسمية ، وضيوف المؤسسة ، وكان الجميع يشهد بالتطور الذي تشهده المؤسسة خاصة فيما يتعلق بخدمة المطوف .

13.  شاركت الإدارة في جميع المناسبات الرسمية وغير الرسمية ، سواء التي تقوم بها الوزارة أو الهيئة التنسيقية أو القطاعات بالمؤسسة أو المجموعات ، وحتى بعثات الحج .

14.  ساهمت الإدارة  بإدارة أعمال الانتخابات الأخيرة حيث قامت بتوفير متطلبات الوزارة من معلومات تخص المساهمين ، كما وفرت لهم جميع الإمكانيات من مكائن طباعة البطاقات ، وأجهزة حاسب آلي وأدوات مكتبية والمكان المناسب ...الخ ، واتسمت أعمالها خلال تلك الفترة بالنزاهة والعدل .