إدارة إسكان مكة المكرمة

التعريف بالإدارة :

تمثل الإدارة عصب العمل الميداني بالمؤسسة فيما يخص إسكان الحجاج بمكة المكرمة ، فقد تم إنشاء هذه اللجنة منذ تأسيس المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول العربية عام ( 1405 هـ ) ، وقد توالت تطورات العمل بها خلال هذه السنوات بما يخدم حجاج بيت الله الحرام أثناء تواجدهم بمكة المكرمة ، وعملت الإدارة على أن يكون الأداء فيها متناغمًا بين الدقة في التنفيذ ، والسرعة في الإنجاز ، مع التطلع إلى مستقبل زاهر واعد ، والحرص على البدء بالأعمال المتعلقة بمواسم الحج في وقت مبكر ، وبكل الجد والاجتهاد ، وإبراز دور العمل الميداني لإدارة إسكان مكة المكرمة لأنظار المهتمين بشئون الحج ، وقد اعتمد العمل الخطوات الآتية :

1 _ الاجتماعات :

أ _ الاجتماعات ببعثات الحج قبل موسم الحج ؛ للتواصل معهم وتعريفهم بمستجدات إجراءات توثيق العقود ، والتعليمات الخاصة بذلك ، والشروط والمواصفات المطلوبة في مساكن الحجاج .

ب _ الاجتماع بالمسئولين عن توثيق العقود وبرنامج الحج الآلي بوزارة الحج ؛ وذلك للتباحث والتنسيق في أمور تسهيل إجراءات توثيق العقود .

ج _ الاجتماع بمسئولي الإسكان بمجموعات الخدمة الميدانية ، ومحاولة الارتقاء بدورهم في المجموعة إلى مستوى الأداء المأمول ، وتذليل كافة الصعوبات التي تواجههم أثناء متابعتهم للخدمات المقدمة للحجاج في مساكنهم .

أ _ بناءً على التعليمات الصادرة من مقام وزارة الحج تقوم إدارة إسكان مكة المكرمة بتوجيه خطابات لجميع بعثات الحج التي تقوم المؤسسة بخدمة حجاجها ، تحث فيها تلك البعثات وممثلي الشركات والوكالات التابعة لها ومن في حكمها على مراجعة لجنة توثيق عقود الإسكان ؛ للحصول على نسخ العقود والتعليمات والاطلاع على ما يستجد من إجراءات في توثيق العقود .

ب _ استقبال ممثلي البعثات والشركات والوكالات السياحية ابتداءً من منتصف شهر ( شعبان ) حسب ما ورد في نظام ( المنظم ) ؛ وذلك لكي يتمكنوا من عمل التأشيرات اللازمة لحجاجهم قبل موسم الحج بوقت كافٍ .

ج _ استقبال عقود بعثات الحج ، وإنهاء إجراءاتها .

د _ تسليم صور العقود بعد توثيقها من فرع وزارة الحج بمكة المكرمة لطرفي عقد الإيجار ( المؤجر والمستأجر ) ، والقطاعات التنفيذية ، وإدارة الاستقبال ، ومجموعة الخدمة الميدانية .

هـ _ تطبيق بيانات العقود المسجلة بالحاسب الآلي مع السجلات الخاصة بتسجيل تلك العقود .

و _ حفظ نسخ العقود الخاصة بإدارة إسكان مكة المكرمة في ملفات مصنفة حسب مجموعات الخدمة الميدانية وأرقام عقودها .

ز _ مخاطبة القطاعات التنفيذية لمعرفة العمائر التي عليها ملاحظات ، والتي تم الصرف عليها من ( تأمين الـ 15% ) .

ح _ الكتابة للشئون المالية لفسح صرف تأمين الـ ( 15% ) الخاص بالمؤجرين ، ما عدا العمائر التي عليها ملاحظات ، أو تم إيقاف تأمينها من قبل وزارة الحج ، والإذن بالصرف بعد تسوية وضعها .

3 _ الزيارات الميدانية :

تقوم الإدارة بزيارات ميدانية للعمائر من خلال عضو الإسكان المتواجد بمجموعة الخدمة الميدانية ، والذي يقوم بإشراف مباشر على مساكن حجاج المجموعة ؛ وذلك لمتابعة راحة الحجاج والخدمات المقدمة لهم ، والعمل على جمع الملاحظات ، ورفعها من خلال تقارير ترسل بواسطة الفاكس ، أو تسلم مباشرة إلى الإدارة ، وتقوم الإدارة بمتابعتها إلى أن يتم تسويتها من قبل المؤجرين ، أو إزالتها بتأمين النقص من مبلغ تأمين الـ ( 15% ) عن طريق القطاعات التنفيذية ، في حال لم تنفذ كما خطط لها .

الخطة التنفيذية :

تتكون محاور آلية التنفيذ من مراحل عدة ، موزعة على فترات زمنية متتالية ، وهي على النحو الآتي :

المرحلة الأولى :

مرحلة التجهيز والتحضير وتبدأ من بداية العام ، وتتم فيها الأنشطة الآتية :

1. التأكد من قيام بعثات الحج باستئجار مساكن الحجاج المصرحة ، وتوثيق عقودها .

المرحلة الثانية :

وهي مرحلة التوثيق الفعلي لعقود الإسكان وفقًا لضوابط الإسكان ، وتتم فيها الأنشطة الآتية :

المرحلة الثالثة :

وهي مرحلة المراجعة النهائية والتبويب والأرشفة ، وتتم فيها الأنشطة الآتية :

1. مراجعة العقود بشكل نهائي ، والتأكد من اكتمال إجراءاتها وتسجيلها في الحاسب الآلي ، والإفراج عن مبالغ التأمين حسب الأداء لأصحاب العمائر والفنادق ، أو القائمين بالخدمة .

2. تبويب العقود وأرشفتها حسب الجنسية وجهة التعاقد ومجموعة الخدمة الميدانية .

3. تحضير تقرير لرئيس مجلس الإدارة بالعقود التي فيها مشاكل ولم يتم تسجيلها أو إنهاء إجراءاتها لأي سبب كان ؛ من أجل اتخاذ الإجراء المناسب بالاتصال بالبعثة أو الوزارة أو كليهما .

4. تحضير تقرير الأداء النهائي والذي يشمل الإيجابيات والسلبيات ومقترحات التطوير وإحصائيات العقود .

5. إعداد تقرير ختامي عن أعمال الموسم يشمل :

المسئول التنفيذي :

عضو مجلس الإدارة المشرف على إدارة إسكان مكة المكرمة .

المسئول الإداري :

مدير إدارة إسكان مكة المكرمة .

لوائح إدارة إسكان مكة المكرمة :

1 _ دليل تنظيم حجاج الشركات والوكالات السياحية .

2 _ دليل توثيق العقد الموحد .